Sumar en informes
En cualquier informe que contenga números, se pueden usar totales, promedios, porcentajes o sumas continuas para que los datos sean más comprensibles. En este artículo se muestra cómo agregar esos elementos a un informe.
Agregar un total u otro agregado en la vista Presentación
La vista Presentación permite agregar de la manera más rápida totales, promedios y otros agregados a un informe.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación
. Haga clic en el campo que desee resumir. Por ejemplo, si desea agregar un total a una columna de números, haga clic en uno de los números de la columna.
En el grupo Agrupamiento y totales de la ficha Formato, haga clic en Totales.
Haga clic en el tipo de agregado que desee agregar al campo.
En la siguiente tabla se describen los tipos de funciones de agregado de Microsoft Office Access 2007 que se pueden agregar a un informe.
| CÁLCULO | DESCRIPCIÓN | FUNCIÓN |
|---|---|---|
| Suma | La suma de todos los números de la columna. | Suma() |
| Promedio | El valor medio de todos los números de la columna. | Promedio() |
| Recuento | El recuento de los elementos de la columna. | Cuenta() |
| Máximo | El valor numérico o alfabético más alto de la columna. | Máx() |
| Mínimo | El valor numérico o alfabético más bajo de la columna. | Mín() |
| Desviación estándar | Un cálculo de la desviación estándar en el conjunto de valores de la columna. | DesvEst() |
| Varianza | Un cálculo de la varianza en el conjunto de valores de la columna. | Var() |
Office Access 2007 agrega un cuadro de texto a la sección Pie del informe y establece su propiedad Origen del control en una expresión que realice el cálculo deseado. Si el informe tiene niveles de agrupación, Access agrega asimismo un cuadro de texto que realiza el mismo cálculo en cada sección Pie del grupo.
Agregar un total u otro agregado en la vista Diseño
La vista Diseño permite controlar un poco más la ubicación y la apariencia de los totales. En los informes agrupados, los totales u otros agregados se pueden colocar en el encabezado o el pie de cada grupo. Los agregados que ocupan todo el ancho del informe pueden colocarse en la sección Encabezado del informe o Pie del informe.
Abra un informe en la vista Diseño.
En el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en Cuadro de texto.
Siga uno de estos procedimientos:
Para calcular un total o promedio de un grupo de registros, haga clic en la sección Encabezado del grupo o Pie del grupo.
Para calcular un total o promedio general de todos los registros de un informe, haga clic en la sección Encabezado del informe o Pie del informe.
El cuadro de texto se inserta en la sección en la que haga clic.
Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba una expresión que utilice la función Suma para calcular un total o la función Promedio para calcular un promedio. Por ejemplo: =Sum(Freight)
O bien,=Avg(Freight)
SUGERENCIA Puede usar el Generador de expresiones para que le ayude a crear una expresión. Para abrir el Generador de expresiones, haga clic en
en el cuadro de propiedad Origen del control.NOTA Si calcula un total en la vista Diseño mediante una función de agregado, como Suma, o mediante unafunción de agregado de dominio, como DSuma, no podrá usar el nombre de un control calculado en la función. Deberá repetir la expresión del control calculado. Por ejemplo:
=Suma([Cantidad] * [PrecioUnidad])
Si hay un campo calculado en una consulta subyacente, como =PrecioExtendido: [Cantidad] * [PrecioUnidad], podrá usar el nombre de ese campo en la función Suma, tal y como se muestra a continuación:
=Suma([PrecioExtendido])
Calcular un porcentaje
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño
en el menú contextual. En el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en Cuadro de texto.
Siga uno de estos dos procedimientos o ambos:
Si el informe no calcula totales de grupos, haga clic en la sección Pie del grupo para agregar un cuadro de texto con el fin de mostrar los totales de grupos.
Si el informe no calcula un total general, agregue un cuadro de texto a la sección Pie del informe para mostrar el total general.
Siga uno de estos dos procedimientos o ambos:
Para calcular qué porcentaje representa cada elemento en un total de grupo o un total general, agregue un cuadro de texto a la sección Detalle.
Para calcular qué porcentaje representa cada grupo de elementos en un total general, agregue un cuadro de texto a la sección Encabezado del grupo o Pie del grupo.
NOTA Si el informe incluye varios niveles de grupo, coloque el cuadro de texto en el encabezado o el pie correspondiente al nivel para el que Access debe calcular un porcentaje.
Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba una expresión que divida el total menor entre el total mayor del que es una parte el total menor. Por ejemplo, =[DailyTotal]/[GrandTotal].
SUGERENCIA Haga clic en
si desea usar el Generador de expresiones para crear la expresión. Establezca la propiedad Formato del cuadro de texto en Porcentaje.
Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un informe agrupado, vea el artículo Crear un informe agrupado o de resumen.
Calcular una suma continua (total acumulativo)
Puede utilizar Office Access 2007 para crear una suma continua en un informe. Una suma continua es un total que se acumula de registro a registro en un grupo, o incluso en todo un informe.
Crear una suma continua
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño
en el menú contextual. En el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en Cuadro de texto.
Haga clic en la sección Detalle, Encabezado del grupo o Pie del grupo para crear un cuadro de texto.
Si aparece una etiqueta junto al cuadro de texto, elimínela o cambie su texto a un valor significativo.
Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba el nombre de campo o la expresión para la que desee crear la suma continua.
Por ejemplo, escriba PrecioConDescuento para el campo PrecioConDescuento. O bien, en el nivel de grupo, escriba la expresión =Suma([PrecioConDescuento]).
Haga clic en el cuadro de propiedad Suma continua.
Haga clic en la flecha desplegable del cuadro de propiedad y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
Si desea que la suma continua se restablezca en 0 cuando se alcance el siguiente nivel de grupo superior, seleccione Sobre grupo en la lista.
Si desea que la suma continua se acumule hasta el final del informe, seleccione Sobre todo en la lista.
Cierre la hoja de propiedades.
NOTA Si establece la propiedad Suma continua en Sobre todo, puede repetir el total general en la sección Pie del informe. Cree un cuadro de texto en el pie del informe y establezca su propiedad Origen del control en el nombre del cuadro de texto que calcula la suma continua; por ejemplo, =[CantidadPedido].
Fuente: http://office.microsoft.com/es-es/access-help/sumar-en-informes-HA010120854.aspx
Mercedes Conde Blanco
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